ERP软件能够解决企业的控制问题？ 摘要： ERP系统中包括人力资源管理系统，在选育用留员工等方面帮助企业进行管理，当然，关于雇用、培训、提升和奖励雇员的政策还是要企业自己制定。 企业管理者们要平衡控制与效率的关系，没有效率的企业是无法持续生存的，按照马克思的说法，其投入于产品与服务中的劳动时间超过了社会必要劳动时间，无法获得应有的利润；而失去控制的企业则更加可怕，只能用“盲人骑瞎马，夜半临深池”来形容，这时的效率只能用来评价其奔向死亡的速度。 换句话说，在企业管理者的心目中，“效果”、“做正确的事”、“控制”三者是密不可分的。在诸如ERP系统等信息化投资前，企业管理者的犹豫不决，不会是因为不理解信息化提升效率的能力，多半是因为信息化带来的感觉是“控制力减弱”！在实施ERP系统之前，我们靠规章制度和实践经验来管理，除了海量信息造成的数据准确性、及时性失控外，大部分的管理者认为自己的经营运作系统是可控的。在信息化所提倡的“流程再造”、“信息透明”“方法变革”等思路面前，似乎每件业务——从个人的操作方法到部门的职权界限、公司的整体流程都处于变化之中，还能原来的控制力都不敢说，更不要说提高控制力了。 那么，ERP能够帮助企业解决控制问题？或者说，ERP能从些方面给企业的内部控制带来帮助呢？我们试着分析一下。 我们就上述内部控制的每个组成部分来分析ERP与内部控制的关系，看看ERP会给内部控制带来些影响，ERP是带来这些影响的。 控制环境 指董事会与管理层对内部控制的态度、认知度和行动。包括如下几个方面： 员工诚实性和道德观。这就是我们经常说的“企业文化”层面的内容，作为一个管理信息系统，ERP似乎与之没有直接关系，因此，在某厂长说ERP是一种企业文化后，受到了不少的批评。其实，作为一套钩稽关系严密、各职能之间紧密集成、信息共享的系统，是可以帮助管理层塑造“诚实”的文化的，对于违规的事情，从“不敢”到“不愿”的路很近，从“天知地知只有我知”到“放纵”同样只有一步之遥。 组织结构。除非企业有极大的决心，否则在建设阶段，ERP一般无法改变企业的组织结构，即便改变，也应该归功于业务流程重组的效果。但是也很难想象，一个企业的信息传递方式、权责体系发生了变化，而组织结构一如既往不加以调整的。因此，在系统的运营过程中，ERP将首先解决组织结构中的信息传递问题，再解决业务流程的顺畅与规范问题，后，ERP将潜移默化地将企业的组织结构带向合理化。 授予权利和责任的方式。ERP系统的运行要求企业有规范严格的授权体系，无论是系统的登录权、单据与报表的查询权，还是一笔经济业务的审批权、一个年度预算的决定权，在系统中都有明确的授权过程，并记录其审批与执行的过程，以便落实相关责任。所以说，ERP的实施大大改变了企业权责不清，遇事必找大老板的状况。 风险重要程度分析。对于那些操作性的风险，如时间（如交货期推迟）、数量（如物料配套状况不佳）、金额（如成本波动较大）等，ERP可以直接得出其量化指标以供管理层参考。 风险发生可能性分析。同样是对于日常经营中操作性的风险，如销售预测误差率、人员流失率等，ERP可以通过对数据进行结构性分析、趋势分析等得出近似的可能性参考值。 风险管理途径分析。通常ERP不能直接给出问题的解决办法，系统只是预置尽量多的参考方案，以便在提供分析结果后供管理人员选择使用。 实物控制。也称资产和纪录接近控制，包括实物安全控制、对计算机及数据资料的接触予以授权、定期盘点等。在这个领域，ERP不能提供更好的帮助，毕竟软件不能帮人拿着仓库钥匙，也不能保障别人不看桌子上的“不该看”的报表。 外部信息，指市场份额、法规要求、客户投诉等。外部信息与来自外部的风险类似，ERP难以起到有效的帮助，至多对一部分规范性的外部信息，可以在企业已经识别、捕捉到之后加以更的处理。 内部信息，指会计制度、管理制度、经营数据等。说到底，ERP系统是一个提供内部信息、规范内部信息的系统，企业合理的使用ERP，可以借鉴ERP系统拟定相关制度，通过ERP系统规范其执行，并将成为制度与数据的载体运行于企业之中。 沟通。沟通包括使员工了解其职责，了解其工作与他人联系，对上级报告例外情况。ERP可以通过其授权体系使员工了解自己的职责，通过参与业务流程、完成单据与报告使员工了解自己工作与他人工作之间的关系。 独立评价。独立评价通常由内部审计部门或人事部门执行，对内部控制的设计和执行情况检查评价，与有关人员交流并提出改进意见。ERP系统可以让内部审计人员快捷深入地了解业务流程与其间的控制体系，并在业务抽样、正确性复核等方面节约部分工作量。 对照上述的分析，我们可以得出一个ERP在企业内部控制体系中所起作用. 除了少数几个领域外，ERP系统在内部控制所涵盖的绝大部分地方都对企业有所帮助，在相当多的内部控制领域有着直接的、重大的影响力。当然，管理者不能将“控制”全部寄希望于ERP，也不能将“控制”的责任全部推给ERP，但也绝不应再怀疑实施ERP对提高企业内部控制能力的帮助。“失控”的担心不应该给ERP，倒是应该担心一下那些不上ERP、不好好上ERP的企业，自认为“还可以”的控制力真的有效？即便尚未失控，在高速变化的环境下，这样控制力还能保持？ 文章来自于：义乌市顶捷软件有限公司 朱松